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通知的格式及范文

通知是各类公务文件中最常见的形式,主要用于对重要事项提出、安排、布置、提醒办理,有时具有很强的时效性要求,也必须在最短时间内知照广大有关人员。其写作要视情况而定,且不用构思严谨、注意语气和措辞,只注重规范的格式。现把规范的格式及写作范例拿出来,供大家参考借鉴。

通知的结构

一般来说通知有五大组成部分:

一、标题

写在第一行正中。为了表示面对所有听众,可以不必用敬语。但最好还要在写上发通知的单位名称,如:“xxxxx会议通知”、“关于xxxxx活动安排的通知”。如果是这个单位主办某个重要活动、座谈会、庆祝会、演出等等的公开邀请、范围较大,可以写成“关于举办xxxxx活动的通知”。另外,被上级机关批转或转发的通知,批语和转发语写在上面,发文和通知的对象写在下面。

二、称呼

写被通知者的单位名称或者个人姓名,加上冒号,另起一行。在顶格写出被通知者的姓名,后面加冒号。在第三行空两格写“现将有关事项通知如下”之后转而写通知事项。

三、正文

另起一行,空两格,写通知的具体内容。开会的通知要写清开会的时间、地点、参加会议的对象以及开什么会。布置工作的通知,要写清工作的目的、意义以及具体要求和作法。转发文件的通知,要写清楚本单位的意见和要求。简要的概括出正文的中心意思。通知的正文一般以条文式写法。有些专项通知没有提出明确的要求或做法,比如生产安排、情况介绍、名单通告等,则应注意精简,写清发通知的原因、目的或阐明通知的意义,有的甚至可以不提目的或意义,以免冲淡了通知本身的权威性和行政力度。

四、结尾

在正文的下面一般要注明落款单位名称和发文日期。下发各单位或有关人员的书面通知要署上发文单位名称和发文日期并加盖公章;张贴的布告的通知要加盖公章并注明张贴的具体地方;电传或电话通知的落款单位可略去不写;如果是负责人直接发布电话通知的,则应将负责人的姓名也写明。电报或电话布告不用落款。同时为了统一协调性文字表述和法规性公文严谨规范的文字表述在语言使用上的一致性原则,将原电传(布告)类文种予以淘汰,在实际应用中采取对原”布告”中能表述具体行为内容条款的内容,釆用通知进行表述。对表述概念性、概括性提法的内容继续使用“布告”类文种表述,以体现此类公文的整体延续性和整体性。在实际工作中应规范使用,避免混用或错用。至于被通知者是否应该拟写回条,往往视具体情况而定。一般只有重大事项的通知才要求被通知者拟写回条;一般事务性工作的临时性通知不要求被通知者拟写回条。但在实际工作中需要另当别论。例如:xx公司关于召开公司年度总结会议的通知。会议议题:公司年度总结及新年度工作安排;会议日期:XX月XX日;会议地点:XXXXXX;参会人员:各项目部负责人、公司全体高层管理人员;会务组人员:由办公室及相关部门人员参加;会务组联系方式:XXXXXXXXXXXXXXXX等事宜的通知后特此告知相关人员(或称回执)。这样有利于集中精力办好会议并做好相关服务工作,也有利于会议总结时查对会议出席情况。当然也可以不设回执。

五、注意事项

  1. 迅速:要准确、及时;
  2. 头头是道:内容写得眉目清楚,条分缕析;
  3. 精炼:要言简意赅、直截了当,不拐弯抹角;
  4. 严禁漏项:不论是发布指示、安排工作,还是请示问题、汇报情况,均应避免漏项、疏漏,在报告中不可夹带请示、请求的尾巴;
  5. 巧拟标题。

通知的范文

关于召开全区安全生产工作会议的通知

各乡镇党委政府和街道党工委办事处、区直各单位:

为了进一步贯彻落实国务院和省市关于安全生产的一系列指示精神,全面分析我区安全生产工作面临的形势和任务,研究加强安全生产工作的方法和措施,确保人民群众生命财产安全和社会稳定大局。经研究决定召开全区安全生产工作会议,现将有关事项通知如下:

一、会议时间 XX

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